O modo como é feita a descrição dos documentos nem sempre é facilitadora da sua indexação, por motivos vários, nomeadamente a variedade de critérios nos dados introduzidos, mas isso pode ser ultrapassado, utilizando a pesquisa avançada. Vejamos como, explicando ao mesmo tempo as opções feitas, pois isso pode servir para outros arquivos que utilizem o sistema Digitarq.
Lembra-se que os destinatários são pessoas poucas conhecedoras destes meandros da pesquisa on line, com quem partilhamos a nossa própria experiência, muitas vezes feita pelo processo "tentativa-erro".
Comecemos por ver o quadro da Pesquisa Avançada:
REFERÊNCIA
A
referência é um conjunto de letras que indicam onde deve ser feita a pesquisa, o que ajuda a limitar a quantidade de resultados devolvidos. Quando apenas queremos verificar se um nome existe, não importando aonde, deixamos esta caixa em branco. Por outro lado, se sabemos exactamente onde procurar, podemos teclar o código base do respectivo fundo.
Como descubro a referência?
Para saber qual a referência de um determinado fundo e subfundo, tecle o nome dele, ou semelhante na caixa título e clique em Pesquisar. Exemplo: Juízo Justificações Ultramarinas. Na página de resultados aparecerá a descrição desse fundo, de onde podemos copiar a referência. Neste caso seria PT/TT/JIM-JJU:
- PT - Portugal
- TT - Torre Tombo
- JIM - Fundo Juízo da Índia e Mina
- JJU - Subfundo Juízo das Justificações Ultramarinas
Pode também consultar
este catálogo que contém a descrição pormenorizada de todos os fundos existentes na Torre do Tombo.
TÍTULO
É o nome que foi dado ao documento. Nas séries documentais com títulos muito extensos e pormenorizados, é fácil que funcione com muitas palavras relativas a nome, apelido, local ou tipo de documento. Teclando o nome de um local, Barcelos, por exemplo, serão devolvidos inúmeros resultados. Se teclarmos Azevedo, um apelido, teremos menos.
Quando o título é pouco extenso, teremos que refinar a pesquisa, usando outras opções. Se quer pesquisar no Brasil, escreva no campo "Título" um nome ou apelido.
ENTRE AS DATAS
Pode usar um intervalo temporal, preenchendo "Entre as datas". Não é necessária uma data exacta, pode-se usar apenas o ano.
PESQUISAR OUTROS CAMPOS
Clicando em "Pesquisar outros campos", aparecem mais opções, como é o caso de "Âmbito e conteúdo", campo onde normalmente se faz a descrição do documento. Aqui poderá escrever um parentesco ou um local, Vila Conde, por exemplo, ou ainda o nome do cônjuge, etc. Dependerá do tipo de documento que procura.
OUTRAS OPÇÔES
Se quiser apenas resultados para documentos digitalizados, marque a caixa "Com representação digital".
UM EXEMPLO CONCRETO
Queremos saber se existe o nome Francisco Xavier de Faria e Costa, no fundo Juízo da Índia e Mina. Teclamos o nome na caixa Título e foram-nos devolvidos 0 resultados, mas não desistimos. Vamos ver se existe em Âmbito e Conteúdo. Para isso, cortamos o nome da caixa Título, clicamos em "Pesquisar noutros campos", e colamos o mesmo na caixa Âmbito e Conteúdo.
Desta vez, obtivemos 2 resultados. O primeiro é o que procurávamos.
NOTA: a pesquisa pode ser ainda mais refinada, se teclarmos o nome exacto (Francisco Xavier
de Faria
e Costa, em vez de Francisco Xavier Faria Costa) e escolhermos a opção "Contém a frase exacta".
Caso obtenha inúmeros resultados, pode ir refinando a pesquisa, incluindo um intervalo temporal, por exemplo, ou adicionando o nome de uma localidade ao título, etc.
Para mais informação,
consultar este documento.
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